文件管理
负责各类文件的收发、登记、归档、保管工作。确保文件的完整性和准确性,按照规定的分类和编号系统进行整理,以便于查询和检索。
对重要文件进行备份,防止文件丢失或损坏,定期清理过期或无用的文件,做好文件的销毁工作并记录在案。
办公用品管理
统计和申购办公所需的各类用品,如纸张、笔、墨盒、文件夹等。根据办公用品的使用情况制定合理的采购计划,避免浪费和短缺。
负责办公用品的分发和库存管理,建立办公用品台账,记录出入库情况,定期进行盘点,确保账物相符。
会议安排
协助组织公司内部的各种会议,包括确定会议时间、地点、参会人员,发送会议通知等。提前准备好会议所需的设备、资料、茶水等。
做好会议记录,整理会议纪要并及时分发给相关人员,跟进会议决议的执行情况并进行反馈。
内部沟通协调
在公司内部各部门之间起到沟通桥梁的作用,传达上级领导的指示、通知等信息给相关部门和人员。
收集各部门的反馈意见和需求,及时向上级领导汇报,协助解决部门之间的沟通不畅或协调问题。
数据录入
将各类纸质文档或电子文档中的数据准确无误地录入到相关的电子表格或数据库系统中。在录入过程中,要仔细核对数据的准确性,避免出现录入错误。
对录入的数据进行初步的整理和清洗,如去除重复数据、纠正格式错误等,确保数据的质量。
报表制作
根据公司的业务需求和上级领导的要求,定期制作各类报表,如财务报表、销售报表、考勤报表等。运用办公软件(如 Excel)的函数和工具,对数据进行分析、汇总和统计,制作出清晰、准确、美观的报表。
将制作好的报表及时提交给相关领导和部门,根据反馈意见对报表进行修改和完善。
来访人员接待
对前来公司拜访的客户、合作伙伴、应聘者等来访人员进行热情接待。询问来访事由,联系相关人员进行对接,引导来访人员到指定的接待区域等候。
为来访人员提供茶水、杂志等,在等待过程中保持良好的沟通和服务,展示公司的良好形象。
协助人力资源工作
在招聘季协助人力资源部门进行招聘信息的发布、简历筛选、面试通知等工作。
参与新员工入职手续的办理,如准备入职资料、安排入职培训等。
领导交办的其他任务
完成上级领导临时交办的其他各项任务,如资料收集、文案起草等。对于这些临时性任务,要积极响应,按时、高质量地完成。